磐石砌好厝 Case Study 磐石砌好厝 · 活動管理平台

把每一場活動
頭到尾串成一條線

為「磐石砌好厝」社團打造的活動管理平台 ——
報名、繳費、簽到、餐點、講師、名片,
過去靠紙本與 LINE 群拼出來的工作,
全部變成系統內可累積、可追蹤的紀錄。

Client
磐石砌好厝社團
Service
活動管理平台
Core
活動全生命週期
Integration
LINE / Push 通知
Hall · 活動大廳
本月活動
5 場
12
Mar
3 月份例會 · 主題講座
19:00 · 台中亞緻 · 講師:林建築師
32/38已報名
19
Mar
產業參訪 · 綠建築工地
14:00 · 集合於高鐵站
18/25已報名
26
Mar
董事會議
19:30 · 線上會議
9/9已報名
28
Mar
月底聚餐
19:00 · 鼎泰豐 · 葷素皆有
26/30已報名
9:41•••
Check-in · 簽到
3 月份例會
3/12 · 19:00進行中
陳威廷
✓ 已簽到
林家瑜
✓ 已簽到
王俊宏
✓ 已簽到
蘇怡君
未到
餐點需求
葷食18
素食7
不用餐3
2025–26 Overview
年度活動概況
42
場活動
38
名成員
89%
出席率
About this case

磐石砌好厝
是怎樣的社團?

01

建築業內的會員社團

磐石砌好厝是一個以建築相關產業為核心的會員制社團 ——
成員包含建築師、室內設計師、營造業者、建材廠商等業內人士。

02

每月活動頻繁

例會、產業參訪、業內聚餐、董事會議、軟性聯誼 ——
每個月固定有 4–5 場各種型態的活動。

03

活動瑣事拖慢節奏

報名要追、餐點要分、繳費要對、講師要聯繫、會後資料要整理 ——
主辦同仁每月花在「對帳跟追蹤」的時間,比辦活動本身還多。

04

我們做了什麼

把所有跟「辦活動」相關的事情整合到一個系統裡 ——
從建立活動、開放報名、現場簽到、餐點分配、財務記錄到名片庫,
每一步都有對應的系統流程承接。

Core features

把一場活動辦好
需要的事,都做進系統裡

不是把功能堆滿,
而是把活動主辦過去靠人工 + LINE 群湊起來的環節,一件一件變成系統流程。

活動全生命週期

建立、開放報名、繳費追蹤、現場簽到、餐點統計、會後相簿 —— 整套流程一個介面完成。

7 種活動類型會員/賓客報名

簽到 + 出席統計

QR 掃碼或手動勾選,即時計算出席率,年度報表自動產出。

QR 簽到即時統計年度報表

單次 + 固定成員制

單次成員按次繳費,固定成員按月計算(當月活動次數 × 單價)—— 兩種計費模式自動切換。

單次 $220月費 $180 × N

菜單與餐點分配

每月菜單預先規劃,活動報名時自動帶入餐點選項,會前一鍵匯出餐廳清單。

月份菜單特殊飲食一鍵匯出

名片庫 + OCR 掃描

手機拍名片,自動辨識文字入庫、分類管理。會員之間可以掃名片建立人脈網。

OCR 識別分類管理名片掃描

財務記錄與繳費

收入支出記錄、成員繳費狀態、收據與訊息生成 —— 司庫一鍵匯出,年度結算不再加班。

繳費追蹤財務報表資料匯出
Event lifecycle

一場活動,從建立到結算
五個動作就完成

對活動主辦來說,從活動發起到事後對帳,
過去要切換 5 個工具,現在只需要在系統內點幾下。

01

建立活動

填好時間、地點、費用、餐點選項、講師資訊。

02

開放報名

成員與賓客一個連結搞定,LINE 自動通知會員。

03

會前準備

餐點數、特殊需求、出席人數即時更新,餐廳清單一鍵匯出。

04

現場簽到

QR 掃碼或名單勾選,即時知道誰來了、誰沒來。

05

結算與紀錄

實際收支自動入帳,會後相簿可上傳,年度報表累積。

Roles & permissions

5 種角色權限,
讓對的人做對的事

不是「全部開放」或「全部限制」 ——
系統把角色拆得細,每個人只看到跟做得到自己負責的事。

● Admin · 管理者

掌握平台全貌的人

秘書長、會長
  • 分配所有角色權限
  • 查看與管理所有模組
  • 邀請新成員、調整權限
● Manager · 功能管理

各自負責一個面向

活動 / 財務 / 菜單 / 簽到管理員
  • 活動管理:建立活動、簽到、講師預約
  • 財務管理:收支、繳費、交易紀錄
  • 菜單管理:月份菜單、餐點選項
  • 簽到管理:現場簽到、報名管理
● Member · 一般成員

參與活動、查資料的人

所有會員
  • 查看活動大廳、活動詳情
  • 報名、選擇餐點、確認繳費狀態
  • 個人名片管理、名片庫瀏覽
  • 查看自己的繳費紀錄
Built in

內建必要整合

不是另外的選配模組,
而是預設就連好的功能。

LINE Bot 通知

活動提醒、報名確認、繳費催收,直接走 LINE。

Push 通知

瀏覽器與行動裝置推播,重要訊息不會漏掉。

名片 OCR

手機拍名片就自動辨識文字入庫。

邀請碼系統

新成員憑邀請碼註冊,可追蹤誰邀請誰。

Who it's for

哪些組織最適合?

主軸是「會員制 + 定期活動 + 餐點 / 簽到」的組織。

建築業組 產業協會 商會 建築師公會 扶輪內輪會 獅子會 / 青商會 同業公會 產學交流會 學會 / 學術社團 企業內部聚會 校友會例會 讀書會

系統可以針對不同組織客製活動類型、權限名稱、繳費規則 ——
成為你組織的「活動主辦助手」,而不是另一套需要適應的工具。

Bring it to your group

把活動主辦從
Excel + LINE 群裡解放出來

歡迎聊聊你的組織活動形態 —— 每月幾場、有沒有餐點、需要哪些權限分工。
我們會根據規模與會務節奏,提供導入方式與時程。